Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Definitionen

Folgende definierte Begriffe werden in dem gesamten Dokument verwendet.

Anbieter: Das Unternehmen Noctica IT GmbH, welches das Produkt NocTime anbietet.
Kunde: Jede juristische Person oder natürliche Person, die mit der Noctica IT GmbH ein Abonnement zur Nutzung von NocTime abschließt und damit eine Vereinbarung mit der Noctica IT GmbH eingeht.
NocTime, Produkt, System: Webbasiertes Zeiterfassungssystem, das von der Noctica IT GmbH unter dem Namen NocTime bereitgestellt wird. Das schließt sowohl die Nutzung der NocTime-Web-Applikation als auch die Nutzung der NocTime-App ein. Das Software-System NocTime wird in Form Software as a Service (SaaS) angeboten.
Software as a Service (SaaS): Der Zugang zu dem Produkt wird dem Kunden über das Internet via Webbrowser bereitgestellt. Durch den Kauf einer Lizenz wird für die Dauer des Vertrages das Recht des Zugangs und der vertragsgemäßen Nutzung des Produktes erworben.
Benutzer: Eine Person, die im geschäftlichen Rahmen eines Kunden eine Zugangsberechtigung zum System NocTime erhalten hat und besitzt.
Testphase: Über die Produktwebsite von NocTime wird mit der Eingabe der Mailadresse, Vorname und Nachname in ein Formular eine Testversion angefordert, diese dauert bis zu 2 Wochen und ist nicht mit Kosten verbunden.
Bestellung: Eine Bestellung kann Online, per E-Mail oder auf dem Postweg erfolgen. Nach Ablauf der Testphase und Kauf von Lizenzen werden die Daten der Testversion übernommen und das Produkt wird zu diesem Zeitpunkt kostenpflichtig.
Zugangsdaten: Die Authentifizierungmittel (Mandanten- und Loginname), welche von der Noctica IT GmbH bereitgestellt werden, um Zugang zu NocTime zu erlangen.
Aktivierung: Bestellt derKunde das Produkt (Testphase, erhält er innerhalb von 2 Werktagen eine E-Mail, die einen Aktivierungslink enthält. Sobald der Kunde auf der verlinkten Seite die Zugangsdaten seines Kundenkontos festgelegt hat, wird das Produkt aktiviert.
Benutzerkonto: Ein Konto ermöglicht den Zugang zum Produkt. Benutzerkonten können vom Kunden für seine Mitarbeiter erstellt und ggf. gelöscht werden.
Kundenkonto: Initiales Benutzerkonto, das durch den Anbieter eingerichtet und durch den Kunden aktiviert wird.
Backup: Die periodische Datensicherung aller Daten eines Kunden, die im Rahmen der Nutzung des Produkts NocTime im System des Anbieters gespeichert werden.
Vertrag: Eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Kunde und Anbieter zur befugnis der Nutzung des Produktes NocTime durch den Kunden.
Mandant: Ein für den Kunden separat bereitgestellter Bereich unseres Produktes zur ausschließlichen Nutzung durch den Kunden.
Abrechnungszeitraum: 1. oder 15. eines Monats.

2. Geltungsrahmen

(1) Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen der Noctica IT GmbH, Landhausstraße 29, 70190 Stuttgart und Kunden im Kontext der Nutzung unseres Produktes NocTime in Form Software as a Service ein. Die Nutzung von NocTime schließt die Nutzung der NocTime-App ein.

(2) Die in diesem Dokument verwendeten Begriffe sind unter §1 aufgeführt und definiert. Die Begriffe aus §1 werden zur Vereinfachung der Lesbarkeit der Allgemeinen Geschäftsbedingungen verwendet.

(3) Die in diesem Dokument vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten ausschließlich. Anderweitige Vereinbarungen mit Kunden bedürfen der schriftlichen Vereinbarung.

3. Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt zustande durch die Bestellung und Aktivierung eines Kundenkontos sowie die gleichzeitige Akzeptierung der hier aufgeführten allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

(2) Die Nutzung des Produktes NocTime setzt die Einrichtung eines Kundenkontos beim Anbieter voraus.

(3) Zur Einrichtung des Kundenkontos erhebt der Anbieter Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des Kunden. Durch das Versenden der genannten Informationen an den Anbieter wird ein Bestellprozess ausgelöst.

(4) Nach Eingang der Bestellung prüft der Anbieter die Daten und kontaktiert den Kunden gegebenenfalls per E-Mail innerhalb der nächsten zwei Arbeitstage. Darüber hinaus erstellt der Anbieter einen neuen Mandanten für den Kunden und versendet Aktivierungsinformationen an die bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse des Kunden. Es obliegt dem Kunden, die Aktivierung des Kundenkontos binnen 24h durchzuführen. Wird die Aktivierung nicht rechtzeitig durchgeführt, löscht der Anbieter alle mit der Bestellung in Verbindung stehenden Daten innerhalb einer Arbeitswoche aus dem System. Durch die Löschung der Daten wird der Vertrag zwischen Anbieter und Kunde beendet.

(5) Die E-Mail mit Aktivierungsinformationen enthält neben einem Aktivierungslink auch benötigte Anmeldedaten wie Loginname und Mandantenbezeichnung. Der in der E-Mail enthaltene Aktivierungslink führt auf die Aktivierungsseite unseres Produktes. Auf der Aktivierungsseite muss der Kunde für das neu erstellte Kundenkonto ein Passwort vergeben. Nach erfolgreicher Aktivierung wird automatisch auf die Anmeldeseite des Produktes gewechselt und der Kunde kann das System NocTime nutzen.

(6) Mit der erfolgreichen Aktivierung des Kundenkontos kommt ein Nutzungsvertrag auf Grundlage der in diesen AGB enthaltenen Vereinbarungen zwischen Anbieter und Kunde zustande.

4. Testphase und entgeltliche Nutzung

(1) Die Noctica IT GmbH bietet dem Kunden eine unentgeltliche Testphase für die Dauer von 14 Tagen ab Aktivierung des Produktes.

(2) Während dieser Testphase kann der Kunde alle Funktionen von NocTime nutzen, ohne zu einer Zahlung verpflichtet zu sein. Nach Ablauf der Testphase wird das Kundenkonto gesperrt, insofern der Kunde nicht vor Ablauf der Testphase eine kostenpflichtige Weiternutzung beim Anbieter per E-Mail beantragt. Damit geht der Kunde einen kostenpflichtigen Vertrag mit dem Anbieter ein.

(3) Wechselt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Testphase in ein entgeltliches Vertragsverhältnis, löscht der Anbieter alle Daten des Kunden. Dem Kunden ist es vorbehalten, die Löschung all seiner Daten unmittelbar durchführen zu lassen.

(4) Der Wechsel von der Testphase in eine kostenpflichtige Nutzung muss vom Kunden per E-Mail beantragt werden. Der Anbieter behält sich vor, den Kunden vor Beendigung der Testphase per E-Mail zu kontaktieren.

(5) Über den abgeschlossenen entgeltlichen Vertrag erhält der Kunde eine Bestätigung per E-Mail.

5. Lizenzen

(1) Jedes Benutzerkonto des Kunden erfordert eine separate Lizenz.

(2) Der Kunde kann beim Übergang in das entgeltliche Vertragsverhältnis die benötigte Anzahl an Lizenzen per E-Mail bestellen. Die Anzahl der Lizenzen kann während der Vertragslaufzeit verändert werden.

(3) Lizenzen werden immer zu Beginn eines Abrechnungszeitraums freigeschaltet oder abgeschaltet. Abrechnungszeiträume für das Freischalten und Abschalten einer Lizenz beginnen immer am 1. oder 15. eines Monats.

(4) Alle Benutzerkonten sind durch Benutzernamen und Passwort gesichert. Der Kunde ist verpflichtet, die Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte zu unterbinden.

(5) Der Kunde darf die Zuordnung eines Benutzerkontos zu einem Mitarbeiter beliebig ändern. Die Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte ist jedoch ausdrücklich nicht gestattet. Die Vermietung oder der Weiterverkauf von Lizenzen ist nicht gestattet.

6. Preise und Vertragslaufzeit

(1) Soweit nicht individuell abweichend vereinbart, ergeben sich die auf der Produkt-Website angegebenen Preise. Alle Preisangaben verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer, soweit nicht ausdrücklich anderweitig ausgewiesen.

(2) Der Anbieter wird eine Preisänderung mindestens vier Wochen im Voraus auf der Produktwebsite bekannt geben. Der Kunde wird vom Anbieter per E-Mail über die Preisänderung informiert.

(3) Alle Lizenzentgelte werden mit Beginn der vereinbarten Vertragslaufzeit fällig.

(4) Offene Rechnungen sind jeweils im Voraus eines Kalendermonats durch den Kunden zu bezahlen. Die Zahlung erfolgt direkt ohne Verrechnung mit anderen Zahlungen und ohne Aufschub per Bankzahlung.

(5) Fällige Entgelte sind binnen 5 Tagen ab Rechnungsdatum zu begleichen, es sei denn, dass auf der Rechnung eine längere Zahlungsfrist ausgewiesen wird. Der Anbieter versendet Rechnungen in elektronischer Form per E-Mail.

(6) Der Anbieter kann die Leistungen zurückbehalten und den Zugang zum Produkt NocTime sperren, soweit der Kunde mit der Begleichung fälliger Entgelte in Verzug ist.

(7) Das Vertragsverhältnis verlängert sich auf unbestimmte Zeit, solange keine Partei von ihrem Kündigungsrecht Gebrauch macht.

7. Kündigung

(1) Der Kunde kann das Vertragsverhältnis unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen mit Wirkung zum 1. des Folgemonats ordentlich kündigen.

(2) Der Anbieter kann das Vertragsverhältnis unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen ordentlich kündigen.

(3) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für jede Partei unberührt.

(4) Eine Kündigung muss schriftlich per E-Mail oder dem Postweg erfolgen.

8. Verarbeitung personenbezogener Daten und Nutzungsrechte

(1) Der Kunde hat in verschiedenen Bereichen des Dienstes die Möglichkeit, personenbezogene Daten von Dritten zu verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Namen und E-Mail-Adressen seiner Mitarbeiter, für die er Lizenzen anlegt, sowie Namen und Anschriften seiner Leistungsempfänger, für die er Projekte anlegt. Der Kunde trägt die Verantwortung, dass mit dem Dienst nur solche Daten verarbeitet werden, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist. Der Kunde hat Sorge zu tragen, dass auch seine Mitarbeiter, die Zugang zum System haben, rechtskonform agieren.

(2) Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind in der Datenschutzerklärung zu finden.

9. Änderung dieser Geschäftsbedingungen

Die Noctica IT GmbH behält sich vor, diese Geschäftsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Die beabsichtigte Änderung wird die Noctica IT GmbH dem Kunden spätestens sechs Wochen vor dem Änderungszeitpunkt per E-Mail mitteilen.

10. Verfügbarkeit und Leistungsstörungen

(1) Der Anbieter garantiert eine Verfügbarkeit des Systems von mindestens 95%. Die potentielle Ausfallrate von 5% dient der Durchführung von Wartungsarbeiten.

(2) Der Anbieter ist nicht verpflichtet, verlorene oder beschädigte Daten zu reparieren oder Schäden zu ersetzen, die sich aus der Nutzung von NocTime ergeben.

(3) Wartungsarbeiten am System NocTime werden an Werktagen von 22 Uhr bis 6 Uhr durchgeführt. An Sonn- und Feiertagen können Wartungsarbeiten im Zeitraum 6 Uhr bis 15 Uhr erfolgen. Der Anbieter wird die geplanten Wartungsarbeiten mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail ankündigen.

(4) Der Kunde trägt die Verantwortung, geeignete Endgeräte und geeignete Internetverbindungen für die Nutzung des Systems NocTime seinen Benutzern zur Verfügung zu stellen.

(5) Leistungsausfälle oder sonstige technische Fehler wird der Kunde der Noctica IT GmbH per E-Mail mitteilen, um eine schnelle Fehlerbehebung zu ermöglichen. Den Kunden trifft insofern eine Mitwirkungs- und Schadenminderungspflicht.

(6) Die Verhinderung des Zugriffs auf das Produkt während der Wartungsarbeiten schränkt die Zahlungspflicht des Kunden nicht ein.

11. Kundendaten

(1) Der Kunde ist Eigentümer aller Daten, die durch seine Mitarbeiter in das System eingeben und gespeichert werden.

(2) Der Anbieter wird täglich zur Sicherung der eingegebenen Daten vom Kunden im Zeitraum 22.00 Uhr bis 6.00 Uhr ein Backup erstellen.

(3) Der Anbieter darf die ihm vom Kunden zur Verfügung gestellten Informationen nur für Zwecke im Sinne des Vertrages nutzen.

(4) Nach einer Kündigung werden Kundendaten nicht mehr zur Verfügung stehen.

(5) Im Fall der Kündigung von Seite des Anbieters oder von Seite des Kunden wird dem Kunden ein Abbild der von ihm erstellten Daten in einem vom Anbieter zu bestimmenden Format zur Verfügung gestellt.

(6) Nach Vertragsende besteht keine Möglichkeit mehr für den Kunden und seine Mitarbeiter, das System zu nutzen.

(7) Der Anbieter ist berechtigt und gegenüber dem Kunden verpflichtet, alle Daten des Mandanten nach Ablauf einer Vorhaltezeit von 30 Tagen nach Vertragsende unwiederbringlich zu löschen. Die Vorhaltezeit dient dazu, dem Kunden eine Wiederherstellung seiner Daten zu ermöglichen. Das Recht des Kunden, jederzeit die sofortige Löschung zum Vertragsende zu verlangen, bleibt davon unberührt.

12. Schlussbestimmungen

(1) Die Vertragsparteien unterstellen den Vertrag dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der deutschen Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, eine Körperschaft öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so vereinbaren die Parteien als Erfüllungsort den Sitz der Noctica IT GmbH und als ausschließlichen Gerichtsstand den Bezirk des Amtsgerichts Stuttgarts.

(3) Soweit die Parteien auf Werktage, Sonntage, Feiertage, Datumsangaben oder Uhrzeiten Bezug nehmen, so sind hierfür die gesetzliche Zeit und die gesetzliche Feiertagsregelung für den Sitz des Anbieters zugrunde zu legen.

(4) Sollten sich einzelne Regelungen dieser Geschäftsbedingungen als unwirksam oder undurchführbar erweisen, so soll dies nicht den Bestand der übrigen Regelungen berühren. Entsprechendes gilt für eine unbeabsichtigte Regelungslücke.

(5) Die Vertragssprache ist Deutsch.

Stand: 22.03.2024